Ottimizzare i processi
Ogni file segue automaticamente il workflow corretto senza perdersi tra mail, cartelle condivise o scrivanie.
Document Management System
My-Archive è il Document Management System in SaaS pensato per semplificare e velocizzare la gestione dei documenti aziendali.
Sfruttando la potenza di un sistema avanzato e la flessibilità del cloud, offre una piattaforma pronta all'uso: azzera i costi di infrastruttura, garantisce aggiornamenti continui e rende i processi fluidi, sicuri e accessibili ovunque.
Attraverso archivi multilivello e una logica a documenti collegati, organizza i dati per permettere una collaborazione trasparente tra i reparti.
Inoltre, si integra perfettamente con i sistemi gestionali già presenti in azienda (ERP e CRM) e garantisce un controllo totale sulla visibilità dei contenuti grazie a livelli autorizzativi basati sui ruoli utente.
Governa il ciclo documentale end-to-end:
Dalla creazione alla conservazione a norma, tutto si sviluppa all'interno di un unico flusso integrato.
Orchestra workflow e approvazioni:
Elimina i passaggi manuali e le attese informali, automatizzando le fasi approvative dei processi.
Sfrutta un ambiente intelligente:
Trova qualsiasi informazione in pochi secondi, sintetizza documenti complessi ed estrae i dati chiave per velocizzare le tue decisioni
Nato integrato, non assemblato dopo.
My-Archive è il Document Management System che si posiziona al centro della tua infrastruttura digitale.
Dialoga con i sistemi che usi ogni giorno e ti permette di estendere le sue funzionalità attivando moduli avanzati sul singolo documento quando il business lo richiede.
Incluso di serie
Archivi multilivello & fascicolazione
Ogni documento principale resta collegato ai suoi file di supporto (es. contratto, ordini, fatture, DDT), garantendo la conservazione del contesto operativo senza ricerche manuali.
Indicizzazione automatica IA
Il testo di qualsiasi documento, anche PDF scansionati o immagini, viene letto e indicizzato in fase di caricamento, riducendo a zero il data-entry manuale.
Ricerca avanzata e parametrica
Trova i documenti in pochi secondi incrociando metadati specifici, chiavi parametriche e filtri per tipologia documentale, superando il limite della ricerca per solo nome file.
Profilazione & permessi granulari
Gestione della sicurezza avanzata. Definisci visibilità, permessi di modifica e diritti di accesso differenziati per singolo utente, ruolo, ufficio o specifica tipologia documentale.
Anteprima web integrata
Visualizza istantaneamente qualsiasi formato documentale standard direttamente dal browser, senza necessità di scaricare il file in locale o disporre del software nativo.
Gestione scadenze & alerting nativo
Imposta alert automatici sulle date chiave dei documenti, come scadenze di contratti, polizze e certificazioni, per non perdere rinnovi o adempimenti.
Classificazione intelligente
Il sistema riconosce automaticamente la categoria del documento caricato, applicando le corrette regole di archiviazione native.
Attivabile su richiesta
Integrazione PEC & sistemi di ricezione
Aggancia i flussi di posta elettronica certificata (PEC-Manager) o canali di ricezione strutturati per archiviare e smistare automaticamente i messaggi in arrivo direttamente nei fascicoli corretti.
Monitoraggio e log
Analisi e tracciabilità di sicurezza dettagliata.
Storico completo di chi ha visualizzato, modificato, scaricato o approvato ogni singolo file.
AI smart data extraction
Modulo avanzato per l'estrazione intelligente di dati complessi da documenti non strutturati, per popolare automaticamente i metadati o dialogare con l'ERP aziendale. Modulo avanzato per l'estrazione intelligente di dati complessi da documenti non strutturati, utile per popolare i metadati o dialogare con l'ERP.
Workflow approvativi e di firma
Disegna percorsi di approvazione interni e gestisci flussi di firma elettronica e digitale a norma (D-Sign) con soggetti interni ed esterni.
Conservazione digitale a norma
Garantisce la piena validità legale e l'opponibilità a terzi dei documenti nel tempo, secondo il CAD e le normative vigenti.
Portali di condivisione esterna
Condividi fascicoli o singoli documenti con clienti, fornitori o auditor tramite link temporanei, protetti e tracciati.
Integrazione API custom
Sblocca la connettività con i gestionali ERP e CRM per automatizzare lo scambio dei dati e dei documenti in tempo reale.
Ti serve davvero il My-Archive?
SI! Gestire la Supply Chain Documentale con My-Archive significa:
Garantire la tracciabilità
Conosci in tempo reale chi ha visualizzato un file, chi deve firmarlo e qual è lo stato di avanzamento di ogni pratica.
Rispettare le scadenze
In un mercato guidato dagli obblighi normativi, My-Archive mette ordine nei tuoi flussi prima che scattino le scadenze legali di conservazione.
Aziende che hanno smesso di cercare,
e hanno iniziato a trovare.
Il modo migliore per valutare My-Archive è metterlo alla prova. Ecco alcune aziende che hanno implementato My-Archive nel proprio ecosistema.
