Optimiser les processus
Chaque fichier suit automatiquement le bon workflow, sans se perdre entre e-mails, dossiers partagés ou bureaux.
Document Management System
My-Archive est le Document Management System en SaaS conçu pour simplifier et accélérer la gestion des documents d’entreprise.
En exploitant la puissance d’un système avancé et la flexibilité du cloud, il offre une plateforme prête à l’emploi : il supprime les coûts d’infrastructure, garantit des mises à jour continues et rend les processus fluides, sécurisés et accessibles partout.
Grâce à des archives multiniveaux et à une logique de documents liés, il organise les données pour permettre une collaboration transparente entre les services.
De plus, il s’intègre parfaitement avec les systèmes de gestion déjà présents dans l’entreprise (ERP et CRM) et garantit un contrôle total sur la visibilité des contenus grâce à des niveaux d’autorisation basés sur les rôles des utilisateurs.
Gérez le cycle documentaire de bout en bout :
De la création à la conservation conforme, tout se déroule au sein d’un flux unique et intégré.
Orchestrez workflows et approbations :
Éliminez les étapes manuelles et les attentes informelles en automatisant les phases d’approbation des processus.
Exploitez un environnement intelligent :
Trouvez n’importe quelle information en quelques secondes, synthétisez des documents complexes et extrayez les données clés pour accélérer vos décisions.
Né intégré, pas assemblé après coup.
My-Archive est le Document Management System qui se positionne au cœur de votre infrastructure numérique.
Il dialogue avec les systèmes que vous utilisez chaque jour et vous permet d’étendre ses fonctionnalités en activant des modules avancés sur chaque document lorsque l’activité l’exige.
Incluses de série
Archives multiniveaux & classement
Chaque document principal reste lié à ses fichiers de support (ex. contrat, commandes, factures, bons de livraison), garantissant la conservation du contexte opérationnel sans recherches manuelles.
Indexation automatique
Le texte de n’importe quel document, y compris les PDF scannés ou les images, est lu et indexé lors du chargement, réduisant à zéro la saisie manuelle des données.
Recherche avancée et paramétrique
Trouvez vos documents en quelques secondes en croisant des métadonnées spécifiques, des clés paramétriques et des filtres par typologie documentaire, dépassant la limite de la recherche par simple nom de fichier.
Profilage & permissions granulaires
Gestion avancée de la sécurité. Définissez visibilité, permissions de modification et droits d’accès différenciés par utilisateur, rôle, service ou typologie documentaire spécifique.
Aperçu web intégré
Visualisez instantanément n’importe quel format documentaire standard directement depuis le navigateur, sans avoir besoin de télécharger le fichier en local ni de disposer du logiciel natif.
Gestion des échéances & alertes natives
Configurez des alertes automatiques sur les dates clés des documents, comme les échéances de contrats, polices d’assurance et certifications, pour ne jamais manquer un renouvellement important ou une obligation.
Classification intelligente des typologies
Le système reconnaît automatiquement la catégorie du document chargé, en appliquant les règles correctes d’archivage natives.
Activables sur demande
Intégration PEC & systèmes de réception
Connectez les flux de messagerie certifiée (PEC-Manager) ou des canaux de réception structurés pour archiver et trier automatiquement les messages entrants directement dans les bons dossiers.
Surveillance et journalisation
Analyse et traçabilité de sécurité détaillées.
Historique complet de qui a consulté, modifié, téléchargé ou approuvé chaque fichier.
AI smart data extraction
Module avancé pour l’extraction intelligente de données complexes à partir de documents non structurés, permettant de renseigner automatiquement les métadonnées ou de dialoguer avec l’ERP de l’entreprise. Module avancé pour l’extraction intelligente de données complexes à partir de documents non structurés, permettant de renseigner les métadonnées ou de dialoguer avec l’ERP.
Workflows d’approbation et de signature
Concevez des parcours d’approbation internes et gérez des flux de signature électronique et numérique conformes (D-Sign) avec des acteurs internes et externes.
Conservation numérique conforme
Garantissez la pleine validité juridique et l’opposabilité aux tiers de vos documents dans le temps, selon les règles établies par le CAD et la réglementation en vigueur.
Portails de partage externe
Partagez des dossiers entiers ou des documents individuels avec des clients, fournisseurs ou auditeurs externes via des liens temporaires, protégés par mot de passe et tracés en temps réel.
Intégration API sur mesure
Débloquez une connectivité totale avec vos logiciels de gestion internes ERP et CRM pour automatiser l’échange de données et de documents en temps réel.
Avez-vous vraiment besoin de My-Archive ?
OUI ! Gérer la Supply Chain Documentaire avec My-Archive signifie :
Garantir la traçabilité
Vous savez en temps réel qui a consulté un fichier, qui doit le signer et quel est l’état d’avancement de chaque dossier.
Respecter les échéances
Dans un marché guidé par les obligations réglementaires, My-Archive met de l’ordre dans vos flux avant que n’arrivent les échéances légales de conservation.
Des entreprises qui ont arrêté de chercher
et ont commencé à trouver.
La meilleure façon d’évaluer My-Archive est de le mettre à l’épreuve. Voici quelques entreprises qui ont intégré My-Archive dans leur écosystème.
