My-Archive es el Document Management System en SaaS pensado para simplificar y agilizar la gestión de los documentos empresariales.
Aprovechando la potencia de un sistema avanzado y la flexibilidad de la nube, ofrece una plataforma lista para usar: elimina los costes de infraestructura, garantiza actualizaciones continuas y hace que los procesos sean fluidos, seguros y accesibles en cualquier lugar.
A través de archivos multinivel y una lógica de documentos vinculados, organiza los datos para permitir una colaboración transparente entre los departamentos. Además, se integra perfectamente con los sistemas de gestión ya presentes en la empresa (ERP y CRM) y garantiza un control total sobre la visibilidad de los contenidos gracias a niveles de autorización basados en los roles de usuario.
Gobierna el ciclo documental de extremo a extremo:
Desde la creación hasta la conservación conforme a la normativa, todo se desarrolla dentro de un único flujo integrado.
Orquesta workflows y aprobaciones:
Elimina los pasos manuales y las esperas informales, automatizando las fases de aprobación de los procesos.
Aprovecha un entorno inteligente:
Encuentra cualquier información en pocos segundos, sintetiza documentos complejos y extrae los datos clave para agilizar tus decisiones.
My-Archive es el Document Management System que se sitúa en el centro de tu infraestructura digital.
Dialoga con los sistemas que usas cada día y te permite ampliar sus funcionalidades activando módulos avanzados sobre el documento individual cuando el negocio lo requiere.
Incluidas de serie
Cada documento principal permanece vinculado a sus archivos de apoyo (p. ej. contrato, pedidos, facturas, albaranes), garantizando la conservación del contexto operativo sin búsquedas manuales.
El texto de cualquier documento (incluidos PDF escaneados o imágenes) se lee y se indexa durante la carga, reduciendo a cero la introducción manual de datos.
Encuentra los documentos en pocos segundos cruzando metadatos específicos, claves paramétricas y filtros por tipología documental, superando el límite de la búsqueda por solo nombre de archivo.
Gestión avanzada de la seguridad. Define visibilidad, permisos de modificación y derechos de acceso diferenciados por usuario, rol, departamento o tipología documental específica.
Visualiza al instante cualquier formato documental estándar directamente desde el navegador, sin necesidad de descargar el archivo en local ni de disponer del software nativo.
Configura alertas automáticas sobre las fechas clave de los documentos (p. ej. vencimientos de contratos, pólizas, certificaciones) para no perder nunca una renovación importante o un cumplimiento.
El sistema reconoce automáticamente la categoría del documento cargado (p. ej. factura, contrato, declaración) aplicando las reglas de archivo nativas correctas.
Activables bajo demanda
Conecta los flujos de correo electrónico certificado (PEC-Manager) o canales de recepción estructurados para archivar y clasificar automáticamente los mensajes entrantes directamente en los expedientes correctos.
Análisis y trazabilidad de seguridad detallada. Historial completo de quién ha visualizado, modificado, descargado o aprobado cada archivo.
Módulo avanzado para la extracción inteligente de datos complejos a partir de documentos no estructurados, para completar automáticamente los metadatos o dialogar con el ERP de la empresa.
Diseña recorridos de aprobación internos y gestiona flujos de firma electrónica y digital conforme a la normativa (D-Sign) con sujetos internos y externos.
Garantiza la plena validez legal y la oponibilidad frente a terceros de tus documentos en el tiempo, según las reglas establecidas por el CAD y la normativa vigente.
Comparte expedientes enteros o documentos individuales con clientes, proveedores o auditores externos mediante enlaces temporales, protegidos con contraseña y rastreados en tiempo real.
Desbloquea la conectividad total con tus sistemas de gestión internos (ERP/CRM) para automatizar el intercambio de datos y documentos en tiempo real.
¡SÍ! Gestionar la Supply Chain Documental con My-Archive significa:
Cada archivo sigue automáticamente el workflow correcto sin perderse entre correos, carpetas compartidas o escritorios.
Conoces en tiempo real quién ha visualizado un archivo, quién debe firmarlo y cuál es el estado de avance de cada trámite.
En un mercado guiado por las obligaciones normativas, My-Archive pone orden en tus flujos antes de que lleguen los plazos legales de conservación.
La mejor manera de evaluar My-Archive es ponerlo a prueba. Estas son algunas empresas que han implementado My-Archive en su propio ecosistema.
